De la Inteligencia Colectiva o Inteligencia Colaborativa (IC) se habla
mucho, pero posiblemente se aplique poco en la mayoría de organizaciones o se
aplica de forma poco eficiente y con pocos resultados, más allá de entornos
específicos de participación ciudadana o social. Por otro lado, los ámbitos y propósitos
de aplicación en las organizaciones pueden variar mucho. Esto implica que al
concretar, desarrollar o visualizar resultados, puedan darse decepciones sobre
todo si no se cuenta con el apoyo, método y herramientas adecuados.
En el contexto de una organización, desde mi punto de vista, el tema central es cómo generar valor a la organización y a las personas involucrando un número alto y diverso de participantes. Una gestión que difícilmente es factible con e-mails, grupos o talleres, o herramientas colaborativas habituales y que además debería partir de un propósito claro. Frecuentemente implica a colectivos muy diversos, en perfiles y responsabilidades, y también dispersos geográficamente. Sin embrago, empecemos por aclarar conceptos.
“Inteligencia” se refiere a la habilidad de aprender, comprender, entender y adaptarse al entorno usando el conocimiento y está, por tanto, vinculada a un propósito, pensamiento y acción. “Colectivo” se refiere a la pertenencia o agrupación de individuos. El concepto se ha usado en sociología, psicología, management y economía, ciencias políticas e informática. Pierre Levy (1995) es un referente en su definición. A menudo se vincula a todo aquello que colectivos conectados pueden alcanzar conjuntamente y que no lo podrían hacer individualmente, como se explica en el libro Wisdom of Crowds de Surowiecki, referente en management. La inteligencia colectiva se ha aplicado especialmente en innovación abierta, crowd-sourcing, colaboración social, decision-making y aprendizaje. A nivel de conocimiento, el MIT Center for Collective Intelligence es el referente en el ámbito internacional y el Innovation Center for Collaborative Intelligence lo es a nivel español.
La Inteligencia Colaborativa tiene un origen compartido con la Inteligencia Colectiva en el estudio de ecosistemas naturales y sociales, y puede ser definida como “una medida de la capacidad de un agente para percibir y comprender información nueva, compartir recursos, información y responsabilidades necesarias con otros compañeros para resolver nuevos problemas locales y globales en un entorno dinámico” o “la Inteligencia Colaborativa es una medida combinada de la colaboratividad y adaptabilidad de un agente para hacer frente a la emergencia”, según Zhong y otros autores.
Con la informática e Internet surge una definición específica basada especialmente en contextos digitales, en redes multi-agente (con agentes no homogéneos, personas y/u ordenadores) y en sistemas distribuidos. La Inteligencia Colaborativa se basa por tanto en agentes o actores identificados (no anónimos), con interacción en red y a menudo con una orientación a la acción, es decir, con un output. Sin embrago, en la práctica profesional bastante gente también aplica estos conceptos a equipos o grupos, en lugar de referirse a colectivos o masas.
A menudo, la aplicación de la IC a las empresas se refiere a cómo solucionar problemas o afrontar retos colectivamente mediante la interacción en red, frecuentemente en entornos digitales. Su gestión suele implicar procesos participativos donde se desarrolla la coordinación, colaboración o cooperación y habría de contribuir a facilitar la toma de decisiones, de ser posible en temas estratégicos. El desarrollo futuro de la IC está vinculado a la Inteligencia Artificial y el Machine Learning, que son claves en el futuro del trabajo. Cada vez es más relevante el diseño proactivo de la Inteligencia Colaborativa y el uso de sistemas de soluciones específicas para los diferentes contextos y finalidades.
Según una encuesta de IDC (2018) a más de 200 empresas y administraciones públicas sobre la situación y las tendencias en colaboración empresarial en España, el 71% de las empresas considera que su sistema de colaboración no es plenamente apropiado a sus necesidades. Quizás por ello las tecnologías de colaboración empresarial son las principales iniciativas de transformación digital en las empresas, aunque el 81% de las organizaciones consideran que la gestión de las personas es el aspecto más relevante en la colaboración, más que la tecnología o los espacios, y que las principales prioridades estratégicas de los puestos de trabajo es alcanzar más agilidad en la forma de trabajar (69%) y promover una forma de trabajo más digital (46%). En sectores como la educación, sanidad y administraciones públicas es prioritario para el 84%. En cambio, sorprende que sólo un 30% de los encuestados tiene claro los conceptos vinculados a la colaboración.
La Inteligencia Colaborativa debería enmarcarse en una estrategia para desarrollar la colaboración empresarial. La colaboración es una palanca transversal que posibilita el cambio cultural, la transformación organizacional ágil y transversal, la orientación al cliente-usuario y la adaptación a tendencias de entorno innovando en producto o proceso, promoviendo un clima de satisfacción interna. Las palancas a menudo derivan de la necesidad de transformación digital, el cambio organizativo, la innovación orientada al ecosistema o la reorientación estratégica. Y las expectativas de impacto usualmente se centran en mejorar los resultados, la eficacia-eficiencia y, por tanto la productividad, o la generación de nuevo valor con talento interno y agentes externos. Se da relevancia a la gestión, innovación y ejecución de la estrategia, pero la colaboración es el aspecto relacional y grupal que lo posibilita, y por ello creo que debería gestionarse de forma explícita y apropiada.
Los ámbitos dónde aplicar la IC, especialmente en organizaciones grandes o medianas, pueden ser por ejemplo la planificación anual, la evaluación y priorización de proyectos, el feedback de proyectos estratégicos, la mejora de la comunicación vertical u horizontal, la transformación de la formación en aprendizaje o el impulso de mejoras en la equidad de género. En ámbitos organizacionales se aplica tanto en procesos de cambio como en mejora de procesos transversales o en la colaboración pre y post eventos colectivos. En enfoques de innovación se usa para generar conjuntamente nuevos proyectos con el ecosistema, escalar el design-thinking, introducir la crowd-innovation o potenciar las comunidades de prácticas. De una forma más global también es útil para impulsar sistemáticamente la colaboración en toda la organización y en procesos de decisión. Por ello también aporta mucho valor introducir la colaboración ampliada en comités de dirección o de coordinación, o en procesos para desarrollar la gobernanza democrática y participativa, aspecto que desarrolla de forma práctica el liderazgo transformador.
La inteligencia colaborativa, al involucrar simultánea y transversalmente colectivos numerosos -más allá de equipos de trabajo o grupos de coordinación- multiplica, escala y acelera significativamente el efecto colaborativo, tanto a nivel de iniciativas o propuestas generadas, tiempo dedicado, duración de los proyectos, resultados alcanzados y participación. Además, al estar muy orientada a facilitar decisiones, identificar problemas o valorar propuestas, fácilmente puede implicar a directivos, cuadros y perfiles senior que, de otro modo, quizá por edad o por cultura jerárquica, podrían ser frenos a la innovación. Si la inteligencia colaborativa se plantea con herramientas online, permite integrar fácilmente acciones presenciales e itinerarios digitales contribuyendo a facilitar en la práctica el cambio cultural. Por todas estas razones es importante aplicarlo a temas o proyectos de valor estratégico.
Para desarrollar la IC se requiere una buena metodología y a menudo herramientas de software especializadas, así como el apoyo de experiencia en este tipo de procesos. Y hay temas clave que es necesario tener en cuenta, como el cultivo de la inteligencia relacional. Con una aproximación a la Inteligencia Colaborativa como proceso es donde puedo compartir mi experiencia profesional impulsando la colaboración y cooperación, un camino iniciado en 2006 con talleres y proyectos pioneros impulsados por la Diputación de Barcelona y con el aprendizaje compartido por muchos directivos que han participado en talleres promovidos por ACCIO, clústeres, asociaciones empresariales y colegios profesionales. Estos procesos a menudo incluyen etapas de co-creación o ideación, identificación y priorización de alternativas, evaluación o seguimiento de propuestas, enriqueciendo y facilitando las decisiones. Se incorpora conocimiento y experiencia numerosa y dispersa dentro de la organización, difícilmente gestionable en reuniones. Si las metodologías se basan en herramientas, el proceso virtual puede ser muy ágil, de semanas a pocos meses, dependiendo de si se plantea como un proceso solo digital o blended.
Lo esencial de aplicar la IC en las organizaciones es que, aunque gestionar grupos reducidos es relativamente fácil, la participación simultánea de 15, 30, 50, 100 o más, hace la interacción y gestión muy lenta, difícil y con frecuencia ineficaz o incluso manipulable, con una gran pérdida de tiempo y pocos resultados, reduciéndose la comunicación a la unilateralidad, con poca interacción colectiva real.
La digitalización con IC posibilita transformar conocimiento, experiencia e ideas en una experiencia colectiva colaborativa que puede ser eficaz, rápida y de valor. Y también puede poner en evidencia que los mismos miembros de la organización son quienes mejor conocen los problemas y, por lo tanto, pueden plantear soluciones fácilmente. La IC puede visualizar, con indicadores colaborativos e impacto, que empoderar de forma efectiva reduce riesgos, mejora resultados concretos y genera satisfacción. Un gran paso para muchas organizaciones. Y si desde aquí se impulsan redes relacionales o comunidades, formales o informales con nuevas formas de hacer, entonces estamos facilitando palancas hacia un beneficio compartido que haga posible un cambio progresivo y sostenible. Facilitamos que se conecten personas colaborativas con iniciativas innovadoras, para ir extendiendo nuevas formas de hacer. Conectarse y orientarse a la acción práctica da fuerza al cambio y, además, permite reconocer las personas realmente colaborativas. La inteligencia colaborativa online lo permite.
El espacio esencial que facilita esta interacción personal y colectiva es el espacio donde no dominan el ego, los miedos ni la desmotivación, permitiendo que afloren la transparencia y la confianza. Por lo tanto, entornos, condiciones y recursos que posibilitan estas condiciones habría que incorporarlos simultáneamente. Y, en este sentido, el trabajo personal y grupal con métodos concretos, como pueden ser el codesarrollo o el mindfulness, pueden ser muy útiles y complementarios.
Hace poco leí “el bien común solo se logra realizando acciones individuales”, en unas reflexiones del profesor Miguel Gómez Sierra de la Universidad de Barcelona, a raíz de la situación social generada por Covid-19, donde resalta la importancia de la responsabilidad individual. Sin embargo, también es evidente que se necesitan causas y condiciones adecuadas para que los propósitos evolucionen y escalen colectivamente con resultados y satisfacción, y la Inteligencia Colaborativa online puede contribuir a ello con impacto en las organizaciones.
Jordi Martí
Profesor colaborador y doctorando UOC
Este artículo está basado y desarrolla un artículo previo elaborado para el Blog de Economía y Empresa de la UOC.